Ledelsen i Ranheim basket ønsker at flere foreldre skal engasjere seg i driften av Ranheim Basket klubb, og har med dette laget et forslag til Organisasjonskart med roller og ansvar i klubben.
Ønsket med å ha alle disse rollene er at det ikke skal bli for mye å gjøre på hver, og at det er lettere å samarbeide om oppgaver som dukker opp.
Det vil bli valg ved årsmøter for å fylle rollene.
Se dagens innehavere av rollene her.
| Hold musen over en rolle for rollebeskrivelse | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Leder Leders oppgaver 1. Ansvarlig for daglig drift 2. Kommunikasjon – Kontaktperson mellom Basket Region Midt/RIL/NBBF og klubbene/lagene. * Fortløpende svare på mail og videresende til aktuelle personer. Mailadresse: post@ranheimbasket.no * økonomiansvarlig og medlemsansvarlig skal også ha tilgang til mail. 3. Svare på henvendelser på mail (post@ranheimbasket.no) 4. Kalle inn til møter, styremøter hver mnd. Gjennomgang status punkter. Laglederne skal også være med på mnd møter (etter styremøtene) 5. Organisere opplæring i sekretariat (opplæring kampskjema, alle barn og foreldre fra U13) Opplæring gjøres lagvis. Laglederne/trenere tar ansvaret etter avtalt tid. Opplæring ved oppstart av sesongen. 6. Delta på klubbledermøter i Region-Midt (3 x 6 året). Videresende innkalling til andre styremedlemmer om deltakelse. 7. Melde på styret til det lille klubbmøtet, for utvikling av styret. 8. Kalle inn til årlig møte klubben (holdes i febuar/Mars ihht frister fra RIL). Utarbeide årspapirer og sende ut til medlemmene 9. Være kontaktperson for Sportslig leder 10. Fordele treningstid/halltid sammen med Sportslig leder/hovedtrener 11. Ansvarlig for google (styrepapirer, gi tilgang til styret). Delegere tilgang til styret 12. E-post. Administrere epost adresser og domene (ranheimbasket.no). Leder har adm tilganger 13. Signere overganger og dispensasjoner samt andre viktige dokumenter. 14. Politiattester. Informere RIL hvem som skal fremlegge politiattester. RIL følger opp ihht egne rutiner. RIL innhenter disse attestene, vi bare informerer hvem som har kontakt med barna. Husk registrere trenerne under Spond for hver gruppe. Informere RIL hvis endringer på trenere. Husk å informere trenere som at det blir innhentet politiattest. |
|||||
| Økonomi- ansvarlig Økonomiansvarlig 1. Følge opp regnskap mot regnskapsfører, sende over faktura til betaling. Er styrets kontaktperson overfor regnskapsfører. a. Sende over regninger. Sendes til ril@soldi.no. Vi må inn å godkjenne faktura på Visma.net. 2. Sende over timelister til regnskapsfører for utbetaling av lønn til trenere 3. Presentere oppdatert regnskap i styremøter 4. Disponere klubbens kassebeholdning og bankkonto 5. Betaler ut dommer oppgjør. 6. Diverse utlegg. 7. Følge opp aktivitetsavgift. RIL sender ut dette til medlemmene på Spond og følger opp dette samt purrer på Spond. Vi oversender vedtatt aktivitetsavgift til RIL, som står for utsendelse av faktura på Spond. 8. Ansvar for trenerkontrakter. Fyller ut disse etter info fra Sportslig leder. Innhenter underskrift og som oppbevarer disse. Det skal også sendes inn ansettelseskort på alle trenerne. Disse sendes til robin@soldi.no og arne.fredriksen@ril.no. Vi får også trenerkontrakter av RIL. 9. Ansvarlig for å sette opp årlig budsjett |
Nestleder Nestleders oppgaver (styremedlem) Stilling i styret uten administrativt ansvar, men bistår leder i enkelte av oppgavene etter avtale. Nestleder skal være kontaktperson for flere prosjekter i løpet av året. Blant disse er følgende: 1. Kontaktperson i styret for gruppens dommere. a. Sammen med trenerne, motivere/rekruttere nye dommere, sende disse på kurs. Ranheim Basket betaler dette, send oversikt til økonomiansvarlig. Sørge for at de får nødvendig kursing og oppfølging. 2. Kontaktperson til Hallvaktansvarlig. Gjennomføre møte i forbindelse med dette. 3. Kontaktperson til Markedsføringsansvarlig. Fortløpende kontakt vedr sosiale media. 4. Informere kort i hvert styremøte status på Halldugnader og Markedsføring. |
Sportslig Leder Sportslig leder (styremedlem)1. Følge klubbens visjon/strategi av utvikling av klubb og spillere 2. Rektrutere trenere til klubben, sammen med hovedtrener. 3. Rektrutere trenere (assistent trenere) innad i klubben til de yngste lagene. 4. Delta på styremøtene 5. Lage en utviklingsstrategi av klubben/spillere, sammen med hovedtreneren. 6. Kontaktperson til trenerne, ha møter med trenerne, også assistentene. 7. Ansvarlig for godkjenning av timelister på trenerne oversende disse til økonomiansvarlig. 8. Ansvarlig for å skrive under treneravtaler. Avtalene utarbeides av økonomiansvarlig. 9. Utvikling av trenere, nødvendig kursing/oppfølging, melde på den lille trenerhelgen (den store trenerhelgen (samling for trenere) (alle våre trenere MÅ være med på dette) 10. Oversikt på hvilke lag vi skal stille med, melde på til seriespill og cuper i samråd med leder/trenere (i Turneringsadmin) 11. Fordele halltid og treningstid sammen med leder/trenere 12. Sende ut info til laglederne når vi får henvendelse om cuper. Laglederne må informere tilbake om det er ønskelig med deltakelse (innmelding på Turneringsadmin). Send info om betaling til økonomiansvarlig. 13. Ansvarlig for påmelding av spillere til regionsamliner, samarbeid med trenerne. |
Arrangement ansvarlig Arrangement ansvarlig/sosial ansvarlig (styremedlem) Har hovedansvaret for de fleste arrangementer klubben arrangerer. Styret vil også bidra. Arrangementskomiteen skal bestå minimum av 7 stk foreldre. 1 foreldre for hvert lag. Denne komiteen er en veldig viktig brikke for å opprettholde det sosiale i klubben. Ha faste mnd møter. Blant annet arrangementer er følgende: 1. Felles høstarrangement for klubben, for nye (rekruttering) og en for den som har vært med tidligere. Presentasjon av lagene, felles sosial happening ved oppstart til høsten. 6. Felles sommeravslutning for basket? (f.eks grilling i fjæra, lage turnering med blandet lag eller noe helt annet 🙂 ) |
Medlems- ansvarlig Medlemsansvarlig (kontaktperson til laglederne)1. Sørge for at RIL basket sine medlemslister er fortløpende ajourført (excel på Google), slik at alle kan bruke denne. a. Være kontaktperson for lagkontakter vedr at trenere/ Laglederne må fortløpende informere medlemsansvarlig om inn og utmeldinger. b. Ha en total excel liste med nødvendig info. Får ut fra Spond. c. Oversende riktig medlemsliste til RIL. RIL oppretter på Spond. Medlemsansvarlig må også ha tilgang til Spond så kan følge med på om registrerte medlemmer er de samme som på total oversikten (excel arket). Må ajourføres til hvert styremøte. RIL bruker Spond. Krav til app – skal kommunisere med NIF’s sentrale databaser og klubbens økonomissystem. Databasen knyttes i flere sportslige NIF – systemer serie/turneringer og lisens etc. Derfor viktig at listene er riktig. Medlemmene har ansvar for egne data, egne lisenser og system registrere betalinger automatisk. 2. Være kontaktperson for lagkontakter. 3. Være/få tilgang til å være administrator for medlemsappen (Spond) a. Ved behov gjøre rettelser, oversikt og listeuttrekk (regneark/excel) 4. Veiledning og besvare henvendelser til medlemsskap, medlemmer som ønsker inn eller utmelding. Må få tilgang til e-post (post@ranheimbasket.no) |
Varamedlem Varamedlem 1. Skrive referat fra styremøtene a. Gjennomgå referat på neste styremøte, samt lagre i styremappen. Sende ut referat til styret. b. Bistå gjennomføring av årlige foreldremøter, og skriv referat fra disse, sendes ut til foreldrene i ettertid. Lagre i styremapper c. Delta på samarbeidsmøter RIL |
| Materlial- forvalter Materialforvalter (kontaktperson i styret, økonomiansvarlig) 1. Ha oversikt over Ranheim basket sine drakter. Oversikt på excel ark som er lagret i styremappen på Google. 2. Lage en utstyrliste, slik at vi har kontroll på hva vi har, sjekkes minimum hvert halvår. 3. Utdele draktene til lagleder og få disse tilbake fra lagleder ved sesongslutt. Må vaskes før disse legges bort til sesongåpning. Skal være låst inne i skap, eller være med hjemme. 4. Ha oversikt over annet utstyr som Ranheim Basket har. Hva er utdelt til trenere, få de til å kvittere. Ansvarlig/ha oversikt over utstyrsklassen på Vikåsen. 5. Informere leder/økonomiansvarlig om ønske kjøp av nye drakter og utstyr. Dette må avtales med leder/økonomiansvarlig før man gjennomfører disse kjøpene. 6. Ha kontakt med Soulsport v/Petter vedr innkjøp av nye drakter og klær. Ansvarlig for mottatt og evt tilbakesending av disse. Framover så blir det utarbeidet en klubbside på Soulsport for kjøp av klubbklær. Salg av klubbklær vil foregå derfra og ikke direkte fra Ranheim Basket. Sende ut info til alle medlemmer om denne muligheten, gjøres på Spond og info på hjemmesiden. 7. Ha oversikt over evt premier som klubben har lagret. 8. Sende inn ønske om kjøp av utstyr i forhold til budsjett. |
Hallvakt- ansvarlig Hallvaktansvarlig (kontaktperson i styret, Nestleder)1. Kontaktperson overfor RIL a. Få oversikt fra RIL vedr hvilke uker vi skal ha vakt og fordele disse ukene mellom gruppene. Ha kontakt med RIL vedr rutiner og ellers all korrespondanse. 2. Opplæring av rutiner 3. Bistå oppsett med riktig listegrunnlag 4. Kontaktperson for ansvarlig person for hver gruppe 5. Møte med ansvarlige foreldre 6. Sende ut info til alle medlemmer i basket på Spond |
Trenere Trenere (hovedkontakt med sportslig leder/hovedtrener) 1. Kontaktperson til laglederen/hovedtrener/sportslig leder. 2. Utvikle spillere like og ha god kommunikasjon med spillere om treningsoppgaver. 3. Følge avtalt treningsplan og sesongplan med hovedtrener/sportslig leder 4. Sende ut meldinger om treningstid på Spond. 5. Gi fortløpende tilbakemeldinger til spillerne. Hva må de øve på, hva er bra osv. 6. Ha det gøy på trening (smil) 7. Ha oversikt på hvem av spillerne som er på treningene. Hvis nye spillere, vært på 3 treninger, få i kontaktinfo, og send disse opplysningene til lagleder på laget samt til medlemsansvarlig. Medlemsansvarlig sender info til ny spiller. 8. Følge trenerkurs, betales av Ranheim Basket. Hvis man tar dette kurset, så må man være trener i Ranheim i minst to sesonger. 9. God kommunikasjon med hovedtrener/sportslig leder 10. Selv skaffe vikar hvis man ikke kan møte til trening eller kamp. Dette gjøres i god tid. |
Rekrutterings- ansvarlig Rekrutteringsansvarlig (kontaktperson fra styret, arrangement ansvarlig)Denne komiteen bør bestå av minimum 2-4 personer: 1. Ta kontakt med skolene for å lage basket cup i skoletiden. Vi har trenere i klassene. |
Lagledere LAGKONTAKTENS ANSVARSOPPGAVER (kontaktperson fra styret, medlemsansvarlig)* bindeledd mellom laget, trener og Ranheim Baskets styre. Månedlige møter sammen med styret. * stille opp på enkelte treninger for utveksling av informasjon med lag og trener * Ajourføre medlemsdata for laget på Spond, og sørge for å videreformidle til medlemsansvarlig om endringer på medlemmene (både tilgang og avgang). * Legge inn kamper på Spond * Organisere deltagelse på cuper i regionen. * ta imot nye spillere på laget ved å henvise til informasjonen på www.basketball.ril.no, opprette spiller på Spond. * informere spillere/foreldre om kamper og turneringer, herunder omberamminger. * sammen med sosial kontakt for laget, være lagets koordinator i forbindelse med turer og andre arrangement i regi av Ranheim Basket |
|
| Markedsførings- ansvarlig Markedsføringsansvarlig (kontaktperson i styret, Nestleder)1. Ansvarlig for å fremme lagets virksomhet gjennom sosiale media. Bidra til at basketball.ril.no blir en interessant hjemmeside for klubben. 2. Innhente skriftlig bekreftelse fra foreldrene om at vi kan publisere bilder og video. Dette må også gjøres til nye spillere. Medlemsansvarlig sender info om ny spiller til Markedsføringsansvarlig. 3. Det må ikke Streame kamper, da det skal være underskrift fra alle spillere før kampen om at dette er greit og i orden, både hjemmelag og bortelag. 4. Fortløpende holde hjemmeside ajour. Styret, trenere må fortløpende informere om nyheter, innlegg, annen info som skal inn på siden. Bilder som er godkjent osv må oversendes slik at disse kan legges ut på hjemmesiden 5. Facebook/Instagram. Må innhente bekreftelse fra alle som er involvert og som det evt legges ut bilder av. Sende ut beskjed til alle medlemmer på Spond. |
|||||